พนักงานลาป่วยบ่อยจนเริ่มเอ๊ะ แต่จำไม่ได้ว่าใครลาไปกี่วันแล้ว เป็นกันบ้างไหม

สวัสดีค่ะ วันนี้อยากมาเล่าเรื่องหนึ่งที่เจอบ่อยมากตอนคุยกับเจ้าของโรงงานหรือเจ้าของธุรกิจเล็ก ๆ ที่มีลูกน้องสัก 15-50 คน

เรื่องมันเป็นแบบนี้ค่ะ พนักงานคนหนึ่งทักไลน์มาบอกว่า "ขอลาป่วยวันนี้นะคะ/ครับ" เราก็โอเค กดอนุมัติให้ไป ไม่คิดอะไรมาก แต่พอผ่านไปสองอาทิตย์คนเดิมมาขอลาป่วยอีกรอบ ทีนี้เราเริ่มรู้สึกแปลก ๆ ในใจแล้ว แต่พอจะนึกย้อนไปว่าเดือนนี้เขาลาไปกี่ครั้งแล้ว ลาป่วยกี่วัน ลากิจกี่วัน เรานึกไม่ออกเลยค่ะ

เพราะมันจมอยู่ในแชทไลน์ที่เลื่อนหายไปกับข้อความงานอื่น ๆ เป็นร้อยเป็นพันข้อความ

เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องเล็กเลยนะ สำหรับโรงงานขนาดเล็ก

ในโรงงานหรือธุรกิจที่ไม่มีแผนก HR แยกออกมา เราในฐานะเจ้าของหรือหัวหน้าฝ่ายต้องรับเรื่องนี้เองทั้งหมด แล้วพอพนักงานมีสัก 20-30 คน การจะจำว่าใครลาอะไรไปบ้าง มันเกินกำลังสมองคนจริง ๆ ค่ะ ไม่ใช่ว่าเราขี้ลืม แต่มันเยอะเกินจะจำได้

ปัญหาที่ตามมามีหลายเรื่องเลยค่ะ

หาข้อมูลทีนึงปวดหัวมาก เวลาต้องเช็คว่าคนนี้ใช้สิทธิ์ลาป่วยไปกี่วันแล้วปีนี้ เหลือโควต้าเท่าไหร่ ต้องไล่เลื่อนแชทไลน์กลับไปเป็นเดือน บางทีก็หาไม่เจอเพราะลบแชทไปแล้วด้วยซ้ำ

ขาดคนทำงานแบบไม่ทันตั้งตัว เพราะไม่มีปฏิทินรวมให้ทุกคนเห็นพร้อมกัน บางทีหัวหน้าแผนกหนึ่งอนุมัติคนลาไป โดยไม่รู้ว่าอีกแผนกก็มีคนลาวันเดียวกันอยู่แล้ว สุดท้ายวันนั้นขาดคนทำงานหนักจนสายการผลิตสะดุด

พนักงานบางคนเริ่มอาศัยช่องโหว่ พอเขารู้ว่าเราจำไม่ได้แน่ ๆ ว่าตัวเองลาไปกี่วันแล้ว บางคนก็เริ่มลาถี่ขึ้นโดยไม่ถูกจับได้ เพราะรู้ว่าไม่มีใครเช็คละเอียดขนาดนั้น

ความยุติธรรมในทีมเริ่มเสียไปทีละนิด พนักงานที่ขยันมาทำงานสม่ำเสมอ เริ่มรู้สึกไม่แฟร์เวลาเห็นเพื่อนร่วมงานลาบ่อยแต่ไม่มีใครว่าอะไร เพราะไม่มีตัวเลขชัดเจนมายืนยันสักที

ทำไมใช้ไลน์อย่างเดียวมันไม่พอ

จริง ๆ ไลน์เป็นเครื่องมือที่ดีมากนะคะสำหรับคุยงานเร็ว ๆ แต่มันไม่ได้ถูกออกแบบมาให้เก็บข้อมูลแบบมีโครงสร้าง ไลน์ไม่มีฟังก์ชันที่จะบอกเราอัตโนมัติว่า

• พนักงานคนนี้เหลือวันลาป่วยกี่วัน
• เดือนนี้มีใครลาไปแล้วบ้าง กี่วัน
• ใครลาบ่อยผิดปกติจนน่าสังเกต
• วันนี้มีใครลาพร้อมกันหลายคนไหม จะกระทบงานหรือเปล่า

ทุกอย่างต้องพึ่งความจำของเราคนเดียว ซึ่งยิ่งธุรกิจโตขึ้น คนยิ่งมากขึ้น ความจำก็ยิ่งพึ่งไม่ได้ค่ะ

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจเล็ก ๆ ต้องการจริง ๆ คืออะไร

จากที่คลุกคลีอยู่ในธุรกิจขนาดเล็กมาตลอด ไปจนถึงเคยทำงานในองค์กรใหญ่ระดับมหาชนและองค์กรต่างชาติ เรารู้ว่าสิ่งที่เจ้าของโรงงานหรือธุรกิจเล็กต้องการ ไม่ใช่ระบบ HR ใหญ่โตซับซ้อนแบบองค์กรพันคนหรอกค่ะ เพราะนั่นมันเกินความจำเป็นและใช้งานยากเกินไป สิ่งที่ต้องการจริง ๆ คือเครื่องมือง่าย ๆ ที่

1. พนักงานแจ้งลาได้จากที่เขาคุ้นเคยอยู่แล้ว ไม่ต้องโหลดแอปใหม่ให้ยุ่งยาก
2. เราเห็นคำขอลาทันที กดอนุมัติหรือปฏิเสธได้เลยโดยไม่ต้องเปิดหลายโปรแกรม
3. มีตัวเลขสรุปให้เห็นชัดว่าใครลาไปกี่วันแล้ว เหลือโควต้าเท่าไหร่ ไม่ต้องนั่งนับเอง
4. มีปฏิทินรวมให้ทุกคนเห็นว่าวันไหนมีใครลาบ้าง ป้องกันการลาซ้ำกันจนขาดคนทำงาน

Better Work ตอบโจทย์นี้อย่างไร

นี่คือเหตุผลที่ดิฉันสร้าง Better Work ขึ้นมาค่ะ เพราะเข้าใจดีว่าธุรกิจขนาดเล็กไม่มีเวลาและงบประมาณไปเรียนรู้ระบบ HR ที่ซับซ้อน

Better Work ให้พนักงานแจ้งลาผ่านไลน์ได้เหมือนเดิมที่เขาคุ้นเคย แต่เบื้องหลังระบบจะเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียบอัตโนมัติ เราเห็นคำขอในไลน์ กดอนุมัติหรือปฏิเสธได้ทันที ไม่ต้องเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานเดิมเลย แต่ได้ข้อมูลที่เป็นระบบกลับมาแทน

ที่ชอบที่สุดคือมีปฏิทินทีมให้ทุกคนเห็นพร้อมกันว่าวันนี้หรือเดือนนี้ใครลาไปวันไหนบ้าง ลดปัญหาขาดคนทำงานพร้อมกันโดยไม่ตั้งใจ แล้วเราก็ไม่ต้องนั่งนับเองอีกต่อไปว่าใครลาไปกี่วันแล้ว เพราะระบบสรุปให้พร้อมเลยค่ะ

ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่เจอปัญหาแบบนี้อยู่ ลองคิดดูนะคะว่าการมีระบบเล็ก ๆ ที่จัดการเรื่องนี้ให้เป็นระเบียบ จะช่วยประหยัดเวลาและลดความปวดหัวไปได้มากแค่ไหน